Was aus dem Kundenpreis bezahlt werden muss
- Bruttolohn und Arbeitgeberanteile: Sozialversicherungsbeiträge und weitere gesetzliche Arbeitgeberkosten.
- Bezahlte Zeiten ohne Kundenrechnung: Urlaub, Feiertage und – unter den gesetzlichen Voraussetzungen – Entgeltfortzahlung bei Krankheit.
- Nichteinsatzzeiten: Zwischen zwei Kundeneinsätzen kann weiterhin Vergütung geschuldet sein, obwohl keine Kundenstunden fakturiert werden.
- Disposition und Recruiting: Stellenbesetzung, Betreuung, Einsatzplanung, Lohnabrechnung und Verwaltung.
- Risiken und Ausfälle: kurzfristige Abmeldungen, Forderungsausfälle, Ersatzbesetzungen, Arbeitskleidung und andere betriebliche Kosten.
Gewinn entsteht erst ganz am Ende
Erst wenn alle direkten und indirekten Kosten gedeckt sind, bleibt ein tatsächlicher Unternehmensgewinn übrig. Deshalb ist ein Verrechnungssatz von beispielsweise deutlich über dem Bruttostundenlohn nicht automatisch eine entsprechend hohe Marge.
Warum Transparenz wichtig ist
Wer diese Kalkulation kennt, versteht besser, warum Zuverlässigkeit, stabile Einsätze und schnelle Kommunikation für alle Beteiligten wichtig sind. Gleichzeitig gehört das wirtschaftliche Risiko des Verleihs grundsätzlich zum Geschäftsmodell des Personaldienstleisters – es darf nicht einfach auf Beschäftigte abgewälzt werden.
Welche Kosten zusätzlich zum Bruttolohn entstehen
Der Bruttostundenlohn ist nur der sichtbarste Teil der Personalkosten. Hinzu kommen Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, Beiträge zur Berufsgenossenschaft, Umlagen, bezahlte Feiertage, Urlaubsentgelt und – bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen – Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. Je nach Einsatz können außerdem Arbeitskleidung, persönliche Schutzausrüstung, arbeitsmedizinische Vorsorge, Qualifikationen oder einsatzbezogene Schulungen notwendig sein.
- Lohnnebenkosten: Arbeitgeberanteile und gesetzliche Umlagen.
- Bezahlte Ausfallzeiten: Urlaub, Feiertage und Entgeltfortzahlung.
- Einsatzkosten: Recruiting, Disposition, Betreuung, Abrechnung und Dokumentation.
- Arbeitsschutz: je nach Tätigkeit PSA, Unterweisungen oder Vorsorge.
- Unternehmerisches Risiko: Nichteinsatz, kurzfristige Kundenabmeldung und Forderungsausfälle.
Warum sich Kundenpreis und Mitarbeiterlohn nicht direkt vergleichen lassen
Ein direkter Vergleich von Kundenverrechnungssatz und Bruttolohn führt deshalb fast immer zu einer falschen Schlussfolgerung. Der Kundenpreis muss die gesamten Kosten des Arbeitsverhältnisses und des laufenden Betriebs tragen. Dazu gehören auch Kosten, die nicht einer einzelnen Arbeitsstunde zugeordnet werden können – beispielsweise Personalgewinnung, IT-Systeme, Verwaltung, Lohnbuchhaltung, Versicherungen und die Betreuung während des Einsatzes.
Hinzu kommt ein branchentypischer Punkt: Die Zeitarbeitsfirma zahlt Beschäftigte nicht nur in den Stunden, in denen beim Kunden eine Rechnung geschrieben wird. Fällt ein Einsatz weg oder endet kurzfristig, kann das Arbeitsverhältnis weiterbestehen, obwohl vorübergehend kein abrechenbarer Auftrag vorhanden ist.
Was passiert bei Krankheit oder Urlaub?
Ist ein Mitarbeiter arbeitsunfähig erkrankt und besteht ein Anspruch auf Entgeltfortzahlung, zahlt der Arbeitgeber grundsätzlich weiter, während für die ausgefallenen Stunden keine normale Kundenabrechnung entsteht. Ähnlich gilt: Urlaub und Feiertage gehören zu den bezahlten Zeiten, erzeugen aber typischerweise keine produktive Kundenstunde.
Genau deshalb werden produktive Einsatzstunden wirtschaftlich nicht isoliert betrachtet. Sie müssen anteilig auch Zeiten finanzieren, in denen Personalkosten entstehen, ohne dass parallel dieselbe Anzahl an Kundenstunden fakturiert werden kann.
Warum stabile Einsätze wirtschaftlich so wichtig sind
Je stabiler ein Einsatz läuft, desto besser lassen sich Personal, Schichten und Kosten planen. Häufige kurzfristige Abmeldungen, sehr kurze Einsätze oder hohe Ausfallquoten erhöhen dagegen den organisatorischen Aufwand und senken die Zahl der produktiven Stunden. Das bedeutet nicht, dass Krankheit oder ein Einsatzende automatisch jemandem „angelastet“ werden darf. Es erklärt lediglich, warum Stabilität für das Geschäftsmodell wichtig ist.
Was der Verrechnungssatz nicht zeigt
Von außen ist nicht erkennbar, welche individuelle Kostenstruktur hinter einem konkreten Kundenpreis steht. Unterschiedliche Tarifbedingungen, Qualifikationen, Branchenzuschläge, Schichtmodelle, Fahrtwege, Ausfallrisiken und Kundenanforderungen können die Kalkulation stark verändern. Deshalb wären pauschale Aussagen wie „bei X Euro Kundenpreis bleiben Y Euro Gewinn“ unseriös.
Fazit: Umsatz, Deckungsbeitrag und Gewinn sind drei verschiedene Dinge
Der Verrechnungssatz ist zunächst Umsatz pro abrechenbarer Stunde. Davon müssen sämtliche Personal-, Einsatz- und Gemeinkosten bezahlt werden. Erst was nach diesen Kosten übrig bleibt, kann wirtschaftlich als Ergebnis betrachtet werden.
Wer Zeitarbeit fair beurteilen will, sollte deshalb nicht nur Lohn und Kundenpreis nebeneinanderstellen, sondern die gesamte Kosten- und Risikostruktur betrachten.
