Pflegefälle können innerhalb weniger Stunden einen arbeitsrechtlichen Prozess auslösen. Arbeitgeber müssen deshalb zwischen kurzfristiger Arbeitsverhinderung, Pflegezeit, Betreuung minderjähriger Angehöriger, Sterbebegleitung und Familienpflegezeit unterscheiden. Seit Ende 2025 ist außerdem für kleinere Arbeitgeber eine neue Reaktionspflicht bei freiwillig beantragten Pflegezeitvereinbarungen zu beachten.
Akute Pflegesituation: bis zu zehn Arbeitstage
Nach § 2 PflegeZG dürfen Beschäftigte bis zu zehn Arbeitstage der Arbeit fernbleiben, wenn dies erforderlich ist, um in einer akut aufgetretenen Pflegesituation die bedarfsgerechte Pflege eines nahen Angehörigen zu organisieren oder die pflegerische Versorgung kurzfristig sicherzustellen.
Dieser Anspruch hängt nicht von einer Mindestgröße des Arbeitgebers ab.
Meldung und Nachweis
Der Beschäftigte muss die Arbeitsverhinderung und ihre voraussichtliche Dauer unverzüglich mitteilen. Der Arbeitgeber kann eine ärztliche Bescheinigung oder eine Bescheinigung einer Pflegefachperson verlangen, aus der Pflegebedürftigkeit und Erforderlichkeit der Maßnahme hervorgehen.
Arbeitgeber sollten für diesen Akutfall einen klaren Meldeweg definieren, weil eine zehntägige Verhinderung anders zu behandeln ist als eine länger geplante Pflegezeit.
Die zehn Tage sind nicht automatisch vom Arbeitgeber bezahlt
Das Pflegezeitgesetz selbst begründet keine allgemeine Pflicht zur Entgeltfortzahlung. Eine Vergütungspflicht kann sich aber aus anderen gesetzlichen Vorschriften, Tarifvertrag oder Vereinbarung ergeben. Insbesondere ist zu prüfen, ob § 616 BGB gilt oder wirksam ausgeschlossen wurde.
Daneben kann für Beschäftigte ein sozialrechtlicher Anspruch auf Pflegeunterstützungsgeld bestehen. Arbeitgeber sollten deshalb die arbeitsrechtliche Vergütungsfrage nicht mit dem sozialrechtlichen Leistungsanspruch verwechseln.
Pflegezeit: bis zu sechs Monate
Nach § 3 PflegeZG können Beschäftigte vollständig oder teilweise von der Arbeit freigestellt werden, um einen pflegebedürftigen nahen Angehörigen in häuslicher Umgebung zu pflegen.
Der gesetzliche Anspruch besteht grundsätzlich nicht gegenüber Arbeitgebern mit in der Regel 15 oder weniger Beschäftigten. Die Höchstdauer beträgt nach § 4 PflegeZG für einen Angehörigen grundsätzlich sechs Monate.
Neu relevant seit der Änderung Ende 2025: Antrag bei kleinen Arbeitgebern
Auch Beschäftigte von Arbeitgebern mit in der Regel 15 oder weniger Beschäftigten können nach § 3 Abs. 6a PflegeZG den Abschluss einer Vereinbarung über Pflegezeit oder bestimmte sonstige Freistellungen beantragen. Daraus wird zwar kein gesetzlicher Anspruch auf die Freistellung selbst.
Der Arbeitgeber muss den Antrag aber innerhalb von vier Wochen nach Zugang beantworten. Eine Ablehnung ist zu begründen. Wird eine Vereinbarung geschlossen, gelten hierfür bestimmte gesetzliche Rahmenregeln entsprechend.
Für kleinere Unternehmen bedeutet das: Ein Pflegezeitantrag darf nicht mehr einfach unbeantwortet liegen bleiben, nur weil die gesetzliche Anspruchsschwelle nicht erreicht ist.
Ankündigung der regulären Pflegezeit
Wer Pflegezeit beanspruchen will, muss sie grundsätzlich spätestens zehn Arbeitstage vor Beginn in Textform ankündigen und gleichzeitig Dauer sowie Umfang der Freistellung mitteilen. Bei teilweiser Freistellung müssen Arbeitgeber und Beschäftigte eine schriftliche Vereinbarung über Verringerung und Verteilung der Arbeitszeit treffen.
Den Wünschen des Beschäftigten ist dabei grundsätzlich zu entsprechen, soweit keine dringenden betrieblichen Gründe entgegenstehen.
Weitere Freistellungsfälle im PflegeZG
Das Gesetz umfasst neben der klassischen häuslichen Pflege weitere Fallgruppen. Dazu gehört die Betreuung eines minderjährigen pflegebedürftigen nahen Angehörigen, die unter den gesetzlichen Voraussetzungen auch außerhäuslich erfolgen kann.
Für die Begleitung eines nahen Angehörigen in der letzten Lebensphase besteht eine besondere Freistellungsmöglichkeit von grundsätzlich bis zu drei Monaten. Arbeitgeber sollten deshalb nicht jeden Antrag pauschal unter „sechs Monate Pflegezeit“ ablegen.
Pflegezeit und Familienpflegezeit zusammen maximal 24 Monate
Pflegezeit und Familienpflegezeit dürfen für denselben pflegebedürftigen nahen Angehörigen grundsätzlich gemeinsam eine Gesamtdauer von 24 Monaten nicht überschreiten. Werden Instrumente kombiniert, müssen Übergänge und Ankündigungsfristen deshalb frühzeitig geprüft werden.
Urlaubskürzung bei vollständiger Freistellung
Nach § 4 Abs. 4 PflegeZG kann der Arbeitgeber den Erholungsurlaub für jeden vollen Kalendermonat einer vollständigen Freistellung um ein Zwölftel kürzen. Bei lediglich teilweiser Freistellung greift diese spezielle Kürzungsregel nicht in gleicher Weise.
Die Kürzung sollte bewusst und nachvollziehbar erklärt werden, statt erst beim Austritt über Resturlaub zu streiten.
Besonderer Kündigungsschutz
§ 5 PflegeZG schützt das Beschäftigungsverhältnis von der Ankündigung, höchstens jedoch zwölf Wochen vor dem angekündigten Beginn, bis zur Beendigung der kurzzeitigen Arbeitsverhinderung beziehungsweise Freistellung.
Bei einer freiwilligen Vereinbarung nach § 3 Abs. 6a beginnt der besondere Kündigungsschutz erst mit Beginn der vereinbarten Freistellung. In besonderen Fällen kann die zuständige Landesbehörde eine Kündigung ausnahmsweise für zulässig erklären.
Vertretung kann sachgrundbefristet eingestellt werden
§ 6 PflegeZG erkennt die Vertretung eines wegen Pflege freigestellten Beschäftigten ausdrücklich als Sachgrund für eine Befristung an. Notwendige Einarbeitungszeiten können zusätzlich einbezogen werden.
Endet die Freistellung aus bestimmten gesetzlichen Gründen vorzeitig, kann für den Vertretungsvertrag sogar eine besondere Kündigungsmöglichkeit mit zweiwöchiger Frist bestehen, sofern sie vertraglich nicht ausgeschlossen ist.
Arbeitgeber-Workflow
- Akutfall, Pflegezeit, Betreuung oder Sterbebegleitung korrekt einordnen.
- Eingangsdatum und gewünschte Dauer dokumentieren.
- Zulässige Nachweise anfordern.
- Vergütungspflicht getrennt von Pflegeunterstützungsgeld prüfen.
- Betriebsgröße und Anspruchsvoraussetzungen feststellen.
- Bei kleinen Arbeitgebern Vier-Wochen-Antwortfrist beachten.
- Bei Teilfreistellung Arbeitszeit schriftlich vereinbaren.
- Sonderkündigungsschutz im HR-System markieren.
- Urlaubskürzung bei vollständiger Freistellung prüfen.
- Vertretungsbedarf und sachgrundbefristeten Vertrag frühzeitig planen.
Praxisbeispiel
Ein Unternehmen mit zwölf Beschäftigten erhält den Antrag eines Mitarbeiters auf dreimonatige Pflegezeit. Ein gesetzlicher Freistellungsanspruch nach § 3 Abs. 1 besteht wegen der Betriebsgröße nicht. Seit der aktuellen Regelung muss der Arbeitgeber den Antrag auf eine freiwillige Vereinbarung jedoch innerhalb von vier Wochen beantworten und eine Ablehnung begründen. Reagiert das Unternehmen strukturiert, kann es gleichzeitig prüfen, ob eine organisatorisch tragfähige Teilfreistellung vereinbart werden kann.
Passend dazu: Familienpflegezeit, Sonderkündigungsschutz und unser Arbeitsrecht-Hub.
Praxisfazit: Pflegezeit ist kein einzelner Freistellungsanspruch. Gute HR-Prozesse unterscheiden Akutfall, längere Pflege, Teilfreistellung, kleine Arbeitgeber, Kündigungsschutz, Urlaub und Vertretungsbefristung – jeweils mit eigener Frist.
Allgemeine Information, keine Rechtsberatung im Einzelfall.
