Personalakten sind für Arbeitgeber wichtig: Arbeitsvertrag, Vertragsänderungen, Abmahnungen, Qualifikationsnachweise, Entgeltunterlagen, Korrespondenz und weitere beschäftigungsbezogene Dokumente müssen nachvollziehbar verwaltet werden. Gleichzeitig gilt: Eine Personalakte ist kein unbegrenztes Unternehmensarchiv.
Einsichtsrecht des Arbeitnehmers
Nach § 83 BetrVG hat der Arbeitnehmer das Recht, die über ihn geführten Personalakten einzusehen. Er kann ein Betriebsratsmitglied hinzuziehen. Erklärungen des Arbeitnehmers zum Inhalt der Personalakte sind auf Verlangen beizufügen.
Abmahnungen: Arbeitgeber dürfen berechtigte Dokumentation aufbewahren
Eine Abmahnung muss nicht allein deshalb nach einem bestimmten Zeitraum automatisch aus der Personalakte verschwinden. Entscheidend sind Inhalt, Bedeutung und fortbestehendes berechtigtes Interesse. Unrichtige, unbestimmte, rechtlich fehlerhafte oder unverhältnismäßige Abmahnungen können dagegen zu entfernen sein.
Das BAG beschreibt diese Grundsätze unter anderem in 2 AZR 593/09.
Nach Ende des Arbeitsverhältnisses gelten andere Interessen
Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses kann ein arbeitsrechtlicher Entfernungsanspruch bestehen, wenn objektive Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass eine Abmahnung dem ehemaligen Arbeitnehmer noch schaden kann. Das BAG hat dies in 2 AZR 730/15 hervorgehoben.
Daneben ist heute die DSGVO eigenständig zu prüfen.
Art. 17 DSGVO: Löschung ist zweckbezogen
Nach Art. 17 DSGVO müssen personenbezogene Daten unter anderem gelöscht werden, wenn sie für die Zwecke ihrer Verarbeitung nicht mehr notwendig sind und keine andere Rechtsgrundlage für die weitere Speicherung besteht.
Arbeitgeber sollten daher für Personalakten ein Lösch- und Aufbewahrungskonzept haben. Dabei sind gesetzliche Aufbewahrungspflichten sowie die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen zu berücksichtigen. Ein Löschantrag bedeutet daher nicht automatisch, dass die gesamte Akte sofort gelöscht werden muss.
Auskunft bedeutet nicht immer Kopie jedes vollständigen Dokuments
Das BAG hat 2026 in 8 AZR 169/25 klargestellt, dass sich das Auskunftsrecht nach Art. 15 DSGVO grundsätzlich auf die personenbezogenen Daten bezieht und nicht automatisch auf die Herausgabe einer vollständigen Kopie jedes Dokuments, in dem diese Daten vorkommen. Im entschiedenen Fall ging es um Compliance-Berichte.
Was Arbeitgeber organisatorisch trennen sollten
- Stammdaten und Vertragsunterlagen,
- Entgelt- und Abrechnungsunterlagen,
- Abmahnungen und arbeitsrechtliche Maßnahmen,
- Gesundheitsdaten mit besonders eingeschränktem Zugriff,
- Compliance- und Untersuchungsunterlagen,
- steuer- und sozialversicherungsrechtlich aufbewahrungspflichtige Unterlagen.
Nicht jeder Vorgesetzte sollte Zugriff auf die komplette Personalakte haben. Das Berechtigungskonzept sollte nach Aufgaben und Erforderlichkeit strukturiert sein.
Arbeitgeber-Checkliste
- Nur beschäftigungsrelevante Daten speichern.
- Richtigkeit und Aktualität sicherstellen.
- Zugriff rollenbasiert beschränken.
- Sensible Gesundheitsdaten besonders schützen.
- Aufbewahrungsfristen dokumentieren.
- Löschanträge nicht pauschal ablehnen oder pauschal erfüllen.
- Rechtsanspruchs- und Dokumentationsinteressen festhalten.
- Bei Abmahnungen fortbestehendes Dokumentationsinteresse regelmäßig prüfen.
Passend dazu: Abmahnung richtig einsetzen und dokumentieren.
Praxisfazit: Eine gut geführte Personalakte stärkt die Arbeitgeberposition gerade bei Kündigungen, Vergütungsstreitigkeiten und Compliance-Fällen. Der Vorteil entsteht aber nur, wenn die Daten richtig, erforderlich, zugriffsgeschützt und fristgerecht aufbewahrt werden.
Allgemeine Information, keine Rechtsberatung oder Datenschutz-Einzelfallprüfung.
