Kurzarbeit kann Beschäftigung sichern, wenn ein Arbeitsausfall nur vorübergehend ist. Sie ist aber kein einseitiges Recht des Arbeitgebers, Lohn und Arbeitszeit nach Bedarf zu reduzieren. Für eine saubere Umsetzung müssen zwei Ebenen getrennt werden: die arbeitsrechtliche Grundlage für die Arbeitszeitreduzierung und die sozialrechtlichen Voraussetzungen für Kurzarbeitergeld.
1. Kurzarbeit braucht eine arbeitsrechtliche Grundlage
Ohne wirksame Grundlage bleibt die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit grundsätzlich geschuldet. Kurzarbeit kann sich beispielsweise aus einem Tarifvertrag, einer Betriebsvereinbarung, einer wirksamen arbeitsvertraglichen Regelung oder einer individuellen Vereinbarung ergeben.
Besteht ein Betriebsrat, ist insbesondere § 87 BetrVG zu beachten. Fragen zur vorübergehenden Verkürzung der betriebsüblichen Arbeitszeit gehören zu den zentralen Mitbestimmungstatbeständen.
2. Arbeitsrechtliche Einführung und Kurzarbeitergeld sind nicht dasselbe
Eine wirksame Kurzarbeitsvereinbarung führt nicht automatisch zu einem Anspruch auf Kurzarbeitergeld. Umgekehrt ersetzt eine positive Entscheidung der Bundesagentur keine arbeitsrechtliche Grundlage für die Reduzierung der Vergütung.
Arbeitgeber sollten diese beiden Prüfpfade deshalb organisatorisch getrennt dokumentieren.
3. Sozialrechtliche Grundvoraussetzungen
Die Voraussetzungen ergeben sich insbesondere aus § 95 SGB III und § 96 SGB III. Erforderlich ist insbesondere ein erheblicher Arbeitsausfall mit Entgeltausfall, der auf wirtschaftlichen Gründen oder einem unabwendbaren Ereignis beruht, vorübergehend und nicht vermeidbar ist.
4. Vermeidbarkeit des Arbeitsausfalls prüfen
Kurzarbeitergeld soll nicht für Arbeitsausfälle gezahlt werden, die durch zumutbare betriebliche Maßnahmen verhindert werden könnten. Nach den aktuellen BMAS-Informationen kann beispielsweise relevant sein, ob Arbeitsausfall durch zulässige Arbeitszeitschwankungen oder – unter Beachtung vorrangiger Urlaubswünsche – durch Erholungsurlaub vermieden werden kann.
Arbeitgeber sollten deshalb vor der Anzeige festhalten, welche Maßnahmen zur Verringerung des Ausfalls geprüft wurden.
5. Anzeige vor Beginn der Leistung
Der Arbeitsausfall muss der zuständigen Agentur für Arbeit angezeigt werden. Die Bundesagentur prüft anhand der Anzeige, ob die betrieblichen Voraussetzungen für Kurzarbeitergeld grundsätzlich vorliegen.
Offizielle Informationen, digitale Verfahren und Formulare stellt die Bundesagentur für Arbeit bereit.
6. Monatliche Abrechnung und Drei-Monats-Frist
Nach der Anzeige folgt die monatliche Abrechnung. Der Arbeitgeber zahlt Kurzarbeitergeld regelmäßig zunächst an die Beschäftigten aus und beantragt anschließend die Erstattung. Die Bundesagentur weist aktuell darauf hin, dass der Antrag für den jeweiligen Abrechnungsmonat innerhalb von drei Monaten nach dessen Ende gestellt werden muss.
Diese Frist sollte in Payroll nicht manuell „mitgedacht“, sondern als fester Termin im Abrechnungsprozess hinterlegt werden.
7. Bezugsdauer 2026: bis zu 24 Monate, längstens bis 31. Dezember 2026
Die gesetzliche Regeldauer beträgt grundsätzlich bis zu zwölf Monate. Mit der Vierten Kurzarbeitergeldbezugsdauerverordnung wurde die mögliche Bezugsdauer auf bis zu 24 Monate verlängert, längstens jedoch bis zum 31. Dezember 2026. Ab 1. Januar 2027 gilt nach aktuellem Stand wieder die Regelförderung von höchstens zwölf Monaten.
Arbeitgeber sollten deshalb bei Planungen über den Jahreswechsel 2026/2027 nicht einfach mit einer Fortgeltung der 24-Monats-Regel rechnen.
8. Höhe des Kurzarbeitergeldes
Das Kurzarbeitergeld bemisst sich am pauschalierten Nettoentgeltausfall. Nach den aktuellen BMAS-Angaben beträgt es grundsätzlich 60 Prozent; bei Beschäftigten, bei denen die gesetzlichen Voraussetzungen für den erhöhten Leistungssatz vorliegen, grundsätzlich 67 Prozent.
Tarifvertragliche oder freiwillige Arbeitgeberzuschüsse können daneben bestehen und müssen getrennt geprüft werden.
9. Arbeitszeitnachweise müssen zur Abrechnung passen
Die BA verlangt für die Abrechnung nachvollziehbare Arbeitszeitnachweise. Arbeits-, Ausfall- und Fehlzeiten müssen für jeden Abrechnungsmonat dokumentiert sein. Wer Kurzarbeit meldet, aber tatsächlich unvermindert arbeiten lässt, riskiert Rückforderungen und je nach Sachverhalt weitergehende rechtliche Folgen.
10. Abschlussprüfung der Bundesagentur
Kurzarbeitergeld wird zunächst unter Vorbehalt gezahlt. Nach Ende der Kurzarbeit führt die Bundesagentur eine Abschlussprüfung durch. Deshalb müssen Arbeitgeber die zugrunde liegenden Arbeitszeit-, Entgelt- und Ausfalldaten so dokumentieren, dass sie auch später noch nachvollziehbar sind.
Arbeitgeber-Workflow
- Arbeitsrechtliche Grundlage für Kurzarbeit prüfen.
- Betriebsrat frühzeitig beteiligen, wenn vorhanden.
- Arbeitsausfall und wirtschaftliche Ursache dokumentieren.
- Vermeidbarkeit und Alternativen prüfen.
- Arbeitsausfall rechtzeitig bei der BA anzeigen.
- Arbeitszeiten und Ausfallstunden monatlich belastbar erfassen.
- Kurzarbeitergeld korrekt vorausberechnen und auszahlen.
- Erstattungsantrag innerhalb der Drei-Monats-Frist stellen.
- Unterlagen für die spätere Abschlussprüfung aufbewahren.
- Bei Unterbrechungen und Verlängerungen aktuelle BA-Regeln erneut prüfen.
Praxisbeispiel
Ein Produktionsbetrieb verliert vorübergehend einen Großauftrag. Für drei Monate soll die Arbeitszeit reduziert werden. Zuerst muss geklärt werden, auf welcher arbeitsrechtlichen Grundlage Kurzarbeit eingeführt werden kann. Parallel werden Auftragseinbruch, betroffene Bereiche, geplante Ausfallstunden und vermeidbare Arbeitszeitschwankungen dokumentiert. Erst danach folgen Anzeige, monatliche Arbeitszeitnachweise und Erstattungsanträge.
Passend dazu: Arbeitszeit & Überstunden, Betriebsrat & Mitbestimmung sowie unser Arbeitsrecht-Hub.
Praxisfazit: Kurzarbeit funktioniert rechtssicher nur, wenn arbeitsrechtliche Einführung, BA-Voraussetzungen, Arbeitszeitdokumentation und monatliche Abrechnung als ein durchgängiger Prozess organisiert sind.
Stand: August 2026. Befristete Sonderregelungen können sich ändern; für konkrete Kurzarbeitsphasen sind die jeweils aktuellen BA- und BMAS-Informationen maßgeblich.
