Krankmeldung, eAU und Entgeltfortzahlung: Arbeitgeber brauchen einen festen Prozess
Bei Krankheit entstehen regelmäßig drei unterschiedliche Fragen: Hat der Arbeitnehmer rechtzeitig Bescheid gesagt? Ist die Arbeitsunfähigkeit ordnungsgemäß festgestellt oder nachgewiesen? und besteht ein Anspruch auf Entgeltfortzahlung? Diese Fragen sollten Arbeitgeber getrennt prüfen. Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung hat den Papierprozess verändert, nicht aber die grundlegende Pflicht des Beschäftigten, eine Arbeitsunfähigkeit unverzüglich zu melden.
1. Krankmeldung: unverzüglich und mit voraussichtlicher Dauer
Nach § 5 EFZG muss der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitteilen. Das bedeutet nicht automatisch „bis 8:30 Uhr“ oder „vor Schichtbeginn“ – solche konkreten Meldewege können aber betrieblich wirksam vorgegeben werden, solange sie praktisch erfüllbar sind.
Für Schichtbetriebe, Lager und Zeitarbeit ist eine frühe Meldung organisatorisch besonders wichtig. Arbeitgeber sollten festlegen, wer informiert werden muss, über welchen Kanal und was passiert, wenn der direkte Ansprechpartner nicht erreichbar ist.
2. Ärztliche Feststellung: Arbeitgeber dürfen früheren Nachweis verlangen
Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, verlangt § 5 EFZG grundsätzlich eine ärztliche Feststellung spätestens am darauffolgenden Arbeitstag. Der Arbeitgeber ist berechtigt, den ärztlichen Nachweis auch früher zu verlangen. Eine betriebliche Regel „ärztliche Feststellung ab dem ersten Krankheitstag“ kann daher grundsätzlich möglich sein.
Wichtig ist die Trennung zwischen Krankmeldung und ärztlicher Feststellung: Auch wenn der Arztbesuch erst später am Tag stattfindet, muss die Krankmeldung an den Arbeitgeber bereits unverzüglich erfolgen.
3. eAU: Der Arbeitnehmer meldet sich krank, der Arbeitgeber ruft Daten ab
Für gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer gilt grundsätzlich der elektronische AU-Prozess. Nach § 5 Abs. 1a EFZG muss der Arbeitnehmer die Arbeitsunfähigkeit ärztlich feststellen lassen; die Papierbescheinigung muss er dem Arbeitgeber in den Regelfällen nicht mehr vorlegen. Der Arbeitgeber ruft die für ihn bestimmten Daten bei der Krankenkasse ab.
§ 109 SGB IV beschreibt die eAU-Meldung. Sie enthält insbesondere Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit, das Datum der ärztlichen Feststellung und die Kennzeichnung als Erst- oder Folgemeldung. Eine Diagnose wird dem Arbeitgeber über dieses Verfahren nicht mitgeteilt.
Ausnahmen bestehen unter anderem bei bestimmten geringfügigen Beschäftigungen in Privathaushalten und bei Arbeitsunfähigkeitsfeststellungen durch Ärzte, die nicht an der vertragsärztlichen Versorgung teilnehmen. Arbeitgeber sollten daher nicht unterstellen, dass jeder Krankheitsfall zwingend als normale eAU verfügbar sein muss.
Keine Diagnosepflicht gegenüber dem Arbeitgeber
Beschäftigte müssen dem Arbeitgeber grundsätzlich nicht mitteilen, woran sie erkrankt sind. Arbeitgeber dürfen organisatorisch relevante Informationen erfragen, etwa wie lange die Arbeitsunfähigkeit voraussichtlich dauert oder ob besondere betriebliche Schutzmaßnahmen wegen einer konkreten gesetzlichen Situation erforderlich sind. Eine pauschale Forderung nach Diagnose, Befund oder Medikamenten ist dagegen keine normale Voraussetzung der Krankmeldung.
Arbeitsunfähigkeit im Ausland
Erkrankt ein Arbeitnehmer im Ausland, gelten zusätzliche Pflichten nach § 5 Abs. 2 EFZG. Er muss dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit, deren voraussichtliche Dauer und die Adresse am Aufenthaltsort schnellstmöglich mitteilen. Gesetzlich Krankenversicherte müssen auch die Krankenkasse informieren. Bei Rückkehr nach Deutschland ist die Rückkehr ebenfalls unverzüglich anzuzeigen.
Für Arbeitgeber lohnt sich deshalb eine eigene Auslandskrankheits-Checkliste statt derselben Standardmail wie bei einer normalen eAU.
Der hohe Beweiswert einer AU – und wann Zweifel trotzdem möglich sind
Eine ordnungsgemäß ausgestellte ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist nach der BAG-Rechtsprechung das wichtigste Beweismittel und besitzt einen hohen Beweiswert. Bloßes Misstrauen oder die allgemeine Erfahrung, dass jemand „oft montags krank“ ist, genügt nicht automatisch, um diesen Beweiswert zu erschüttern.
Der Arbeitgeber kann aber konkrete tatsächliche Umstände vortragen, die ernsthafte Zweifel begründen. In BAG, 13.12.2023 – 5 AZR 137/23 stellte das Gericht klar, dass auch bei einer Arbeitgeberkündigung eine auffällige zeitliche Übereinstimmung zwischen bescheinigter Arbeitsunfähigkeit und Kündigungsfrist relevant sein kann. Entscheidend ist immer die Gesamtschau des Einzelfalls.
Wird der Beweiswert wirksam erschüttert, muss der Arbeitnehmer seine Arbeitsunfähigkeit im Prozess näher darlegen und gegebenenfalls beweisen. Das bedeutet aber nicht, dass der Arbeitgeber außerhalb eines Rechtsstreits beliebig Gesundheitsdaten verlangen darf.
Welche Indizien Arbeitgeber dokumentieren können
- genauer Zeitpunkt von Krankmeldung und Kündigung,
- taggenaue Übereinstimmung mehrerer Folgebescheinigungen mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses,
- objektive Widersprüche zwischen behaupteter Arbeitsunfähigkeit und belegbaren Tatsachen,
- auffällige Verstöße gegen Vorgaben der AU-Feststellung, soweit tatsächlich erkennbar,
- wiederkehrende Muster – ohne daraus vorschnell eine vorgetäuschte Krankheit abzuleiten.
Arbeitgeber sollten niemals aus einzelnen Social-Media-Fotos oder bloßen Gerüchten automatisch auf Arbeitsfähigkeit schließen. Arbeitsunfähigkeit bedeutet nicht zwingend Bettlägerigkeit.
Entgeltfortzahlung: grundsätzlich bis zu sechs Wochen
Nach § 3 EFZG besteht bei unverschuldeter krankheitsbedingter Arbeitsunfähigkeit grundsätzlich ein Anspruch auf Entgeltfortzahlung bis zu sechs Wochen. Bei mehreren Erkrankungen ist die Berechnung anspruchsvoller: Eine neue Diagnose führt nicht automatisch zu einem neuen Sechs-Wochen-Zeitraum, wenn zwischen den Erkrankungen keine tatsächliche Arbeitsfähigkeit bestand.
Dazu gibt es den Vertiefungsbeitrag Mehrere Krankheiten und Einheit des Verhinderungsfalls.
Wann darf der Arbeitgeber die Zahlung zurückhalten?
§ 7 EFZG enthält ein Leistungsverweigerungsrecht für bestimmte Fälle nicht erfüllter Nachweis- oder Auslandspflichten. Im eAU-Verfahren muss dabei sauber geprüft werden, ob die Pflichtverletzung überhaupt dem Arbeitnehmer zuzurechnen ist. Ein technischer Abruffehler bei Krankenkasse oder Lohnsoftware ist nicht automatisch ein Pflichtverstoß des Beschäftigten.
Eine pauschale interne Regel „eAU fehlt im System = keine Lohnfortzahlung“ ist deshalb riskant.
Krank im Urlaub
Nach § 9 BUrlG werden durch ärztliches Zeugnis nachgewiesene Tage der Arbeitsunfähigkeit während des Urlaubs nicht auf den Jahresurlaub angerechnet. Der Arbeitnehmer darf die ausgefallenen Urlaubstage aber nicht eigenmächtig an den Urlaub anhängen; sie müssen später erneut beantragt werden.
BEM: bei mehr als sechs Wochen Arbeitsunfähigkeit in zwölf Monaten
Sind Beschäftigte innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig, muss der Arbeitgeber nach § 167 Abs. 2 SGB IX ein betriebliches Eingliederungsmanagement anbieten. Das BEM ist freiwillig für den Beschäftigten, für den Arbeitgeber aber eine gesetzliche Prozesspflicht. Bei einer späteren krankheitsbedingten Kündigung kann ein fehlendes oder fehlerhaftes BEM die Darlegung erheblich erschweren.
Praxisprozess für Arbeitgeber
- Krankmeldung mit Zeitpunkt und voraussichtlicher Dauer dokumentieren.
- eAU bzw. erforderlichen alternativen Nachweis korrekt abrufen oder anfordern.
- Keine Diagnosen sammeln, die für den Arbeitgeberprozess nicht erforderlich sind.
- Bei Auffälligkeiten nur objektive Indizien dokumentieren.
- Entgeltfortzahlungszeiträume und Vorerkrankungen sauber prüfen.
- Nach mehr als sechs Wochen im Jahreszeitraum BEM-Prozess auslösen.
- Bei Rückkehr Arbeitsplatz, Einschränkungen und Arbeitsschutz organisatorisch klären, ohne medizinische Details zu erzwingen.
Vertiefend: krankheitsbedingte Kündigung und BEM, Entgeltfortzahlung beim Ausscheiden, fremdverschuldete Arbeitsunfähigkeit und Urlaub bei Langzeiterkrankung.
Kernaussage: Arbeitgeber sollten Krankmeldungen weder blind akzeptieren noch reflexartig anzweifeln. Rechtssicher ist ein konsistenter Prozess aus Meldung, eAU, Fristenkontrolle, objektiver Dokumentation und Schutz der medizinischen Privatsphäre.
