Dienstreisen verursachen schnell erhebliche Zeit- und Vergütungskosten. Für Arbeitgeber ist deshalb entscheidend, drei Fragen getrennt zu prüfen: Ist die Reise angeordnet und betrieblich erforderlich? Ist die Reisezeit zu vergüten? Und zählt sie zusätzlich als Arbeitszeit im Sinne des Arbeitszeitgesetzes? Diese Ebenen sind nicht identisch.
1. Normale Fahrt zur Arbeit ist grundsätzlich keine vergütungspflichtige Arbeit
Der tägliche Weg von der Wohnung zur regelmäßigen Arbeitsstätte ist grundsätzlich Sache des Arbeitnehmers. Anders kann es aussehen, wenn Beschäftigte auf Weisung des Arbeitgebers zu einer auswärtigen Arbeitsstelle, zu einem Kunden oder vorübergehend ins Ausland reisen. Das Bundesarbeitsgericht stellt darauf ab, ob die Reise fremdnützig ist und unmittelbar mit der geschuldeten Tätigkeit zusammenhängt.
BAG 5 AZR 553/17 hat für eine vorübergehende Auslandsentsendung entschieden: Die erforderliche Hin- und Rückreise ist grundsätzlich wie Arbeit zu vergüten. Das BAG grenzt das ausdrücklich vom normalen Arbeitsweg ab.
2. Arbeitgeber können die erforderliche Reisezeit steuern
Für Arbeitgeber besonders relevant ist die Frage, welche Reisezeit überhaupt erforderlich ist. Gibt das Unternehmen Verkehrsmittel und Reiseverlauf vor, ist grundsätzlich die dafür notwendige Zeit maßgeblich. Lässt der Arbeitgeber die Wahl offen, muss der Arbeitnehmer nach der BAG-Rechtsprechung im zumutbaren Rahmen einen wirtschaftlichen Reiseweg wählen.
Bei Flugreisen kann deshalb die Zeit eines zumutbaren Direktflugs in der Economy-Class maßgeblich sein. Ein privat gewünschter Umweg oder eine selbst gewählte längere Verbindung muss nicht automatisch voll vergütet werden. Zur erforderlichen Reisezeit gehören dagegen typischerweise unvermeidbare Bestandteile wie der Weg zum Flughafen, Check-in und Gepäckausgabe. Rein private Tätigkeiten wie Kofferpacken gehören nicht dazu.
3. Vergütungspflicht und Arbeitszeitgesetz sind zwei verschiedene Prüfungen
Ein häufiger Fehler besteht darin, aus einer Vergütungspflicht automatisch auf Arbeitszeit nach dem ArbZG zu schließen – oder umgekehrt. Das BAG betont ausdrücklich, dass beide Fragen getrennt zu beurteilen sind. Eine Reisezeit kann vergütungspflichtig sein, ohne in jeder Konstellation vollständig Arbeitszeit im arbeitsschutzrechtlichen Sinn zu sein.
Für die praktische Planung sollte der Arbeitgeber insbesondere unterscheiden: Fährt der Arbeitnehmer selbst auf Anweisung ein Fahrzeug, arbeitet unterwegs tatsächlich am Laptop oder nimmt dienstliche Telefonate wahr, ist die Einordnung deutlich arbeitsnäher als bei rein passivem Mitfahren oder einer Flugreise ohne Arbeitsleistung. Unabhängig davon sind die Höchstgrenzen und Ruhezeiten nach dem Arbeitszeitgesetz im konkreten Reiseablauf zu prüfen.
4. Reisezeit darf vertraglich anders vergütet werden
Dass erforderliche Reisezeit grundsätzlich vergütungspflichtig sein kann, bedeutet nicht zwingend, dass jede Reisestunde mit exakt demselben Satz wie produktive Arbeitszeit vergütet werden muss. Arbeits- oder Tarifvertrag können für Reisezeiten gesonderte Regelungen vorsehen. Eine vollständige oder teilweise Abweichung darf allerdings zwingende Grenzen – insbesondere den gesetzlichen Mindestlohn für tatsächlich vergütungspflichtige Arbeit – nicht unterschreiten.
Für Arbeitgeber empfiehlt sich deshalb eine klare Reiserichtlinie: Welche Verkehrsmittel dürfen gebucht werden? Wann ist ein Direktflug zu wählen? Wie werden Reisezeiten dokumentiert? Wie werden passive Reisezeiten vergütet? Welche Kosten werden erstattet? Wer genehmigt Abweichungen?
5. Was in eine belastbare Dienstreiseregelung gehört
- Genehmigungspflicht vor Buchung
- zulässige Verkehrsmittel und Buchungsklassen
- Regeln zu Direktverbindungen und wirtschaftlichem Reiseweg
- Dokumentation von Reisebeginn, Reiseende und tatsächlicher Arbeitsleistung unterwegs
- Vergütung oder Zeitgutschrift für Reisezeiten
- Umgang mit Wochenenden, Nachtstunden und internationalen Reisen
- Reisekosten, Verpflegung und Hotel
- Prüfung von Ruhezeiten und Folgedienst nach Rückkehr
6. Besonderheit Zeitarbeit
Bei Personaldienstleistern muss zusätzlich zwischen normalem Arbeitsweg, wechselnden Einsatzorten und ausdrücklich angeordneten betrieblichen Reisen unterschieden werden. Dazu gibt es bereits unseren Spezialbeitrag Fahrtzeit in der Zeitarbeit.
Arbeitgeber-Fazit
Die günstigste Lösung ist nicht, Reisezeiten pauschal zu ignorieren, sondern sie organisatorisch zu steuern. Wer Reiseweg, Buchung, Dokumentation und Vergütung vorher festlegt, reduziert Nachforderungen und vermeidet, dass aus vermeidbaren Umwegen oder unklaren Prozessen unnötige Personalkosten entstehen.
Primärquellen: BAG 5 AZR 553/17 · ArbZG · § 611a BGB.
