- Bei einer normalen Krankmeldung musst du Die Personaler grundsätzlich keine Diagnose mitteilen.
- Wichtig sind die Arbeitsunfähigkeit, die voraussichtliche Dauer und die korrekte Krankmeldung nach unserem internen Ablauf.
- Der Kundenbetrieb erhält nur die Informationen, die für Einsatzplanung, Sicherheit oder eine konkrete rechtliche Pflicht erforderlich sind.
- Diagnosen, vollständige Arztunterlagen oder eine Krankengeschichte werden nicht automatisch an den Kunden weitergegeben.
- Wenn eine gesundheitliche Einschränkung für die sichere Ausführung einer Tätigkeit relevant ist, sollte nur die notwendige arbeitsplatzbezogene Information geklärt werden.
- Bei besonderen Fällen, etwa Arbeitsunfall, Beschäftigungsverbot oder notwendiger Schutzmaßnahme, können zusätzliche Angaben erforderlich sein.
Gilt Beschäftigtendatenschutz auch beim Kunden?
Ja. § 26 Abs. 8 BDSG zählt Leiharbeitnehmer ausdrücklich auch im Verhältnis zum Entleiher zu den Beschäftigten. Damit kann der Kunde personenbezogene Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses verarbeiten, wenn dies für die Durchführung des Einsatzes erforderlich ist.
Entscheidend ist immer der konkrete Zweck. Nur weil ein Leiharbeitnehmer im Betrieb eingesetzt wird, entsteht kein Freibrief für eine umfassende Datensammlung.
Welche Daten darf der Kunde typischerweise erhalten?
Für einen normalen Einsatz können je nach Tätigkeit insbesondere folgende Angaben erforderlich sein:
- Name und gegebenenfalls betriebliche Kontaktdaten,
- Qualifikation und erforderliche Befähigungsnachweise,
- Informationen zu Einsatzbeginn, Einsatzdauer und Tätigkeit,
- Arbeitszeit- und Anwesenheitsdaten,
- Nachweise, die für Arbeitsschutz oder gesetzliche Pflichten notwendig sind.
Ob beispielsweise ein Staplerschein oder eine bestimmte Arbeitsschutzqualifikation vorliegt, kann für den Einsatz wesentlich sein. Der Kunde benötigt deshalb aber nicht automatisch sämtliche Unterlagen aus der Personalakte des Personaldienstleisters.
Darf der Kunde eine Ausweiskopie speichern?
Eine pauschale Kopie des Personalausweises nur „für die Akte“ ist datenschutzrechtlich problematisch. Der Grundsatz der Datenminimierung verlangt, dass nur solche Informationen erhoben und gespeichert werden, die tatsächlich benötigt werden.
Für Zutrittskontrollen kann es beispielsweise ausreichen, die Identität zu prüfen oder notwendige Stammdaten zu erfassen. Ob eine Kopie erforderlich und zulässig ist, hängt vom konkreten Zweck und gegebenenfalls von spezialgesetzlichen Vorgaben ab.
Was gilt für Gesundheitsdaten?
Gesundheitsdaten gehören nach Art. 9 DSGVO zu den besonders geschützten Kategorien personenbezogener Daten. § 26 Abs. 3 BDSG erlaubt ihre Verarbeitung im Beschäftigungskontext nur unter zusätzlichen Voraussetzungen, etwa wenn sie für arbeitsrechtliche oder sozialrechtliche Pflichten erforderlich ist.
Für die normale Krankmeldung bei Die Personaler gilt deshalb: Du meldest, dass du arbeitsunfähig bist, und wie lange du voraussichtlich ausfällst. Eine Diagnose musst du grundsätzlich nicht nennen. Auch eine eAU enthält für den Arbeitgeber nicht einfach eine frei verfügbare Krankengeschichte.
Der Kundenbetrieb kann allerdings Informationen benötigen, wenn eine konkrete gesundheitliche Einschränkung für die sichere Tätigkeit relevant ist. Dann sollte möglichst nur die arbeitsplatzbezogene Information weitergegeben werden – etwa dass eine bestimmte Tätigkeit vorübergehend nicht ausgeführt werden darf – und nicht mehr medizinisches Detail als erforderlich.
Auch bei Krankmeldungen gilt: Die Personaler bleibt Arbeitgeber. Welche Information der Kunde für Einsatzplanung, Arbeitsschutz oder eine konkrete gesetzliche Pflicht wirklich benötigt, wird deshalb auf das notwendige Maß beschränkt.
Was geben wir dem Kunden bei einer Krankmeldung weiter?
- Notwendig: dass der Mitarbeiter für den Einsatz ausfällt und gegebenenfalls wie lange voraussichtlich.
- Nicht automatisch notwendig: Diagnose, behandelnder Arzt, Medikamente, detaillierte Symptome oder vollständige medizinische Unterlagen.
- Bei Sicherheitsbezug: nur die Information, die für eine sichere Einsatzgestaltung erforderlich ist.
- Bei Rückfragen: Mitarbeitende können sich direkt an Die Personaler wenden, wenn unklar ist, welche Angabe wirklich benötigt wird.
Darf der Kunde Leistungs- und Verhaltensdaten speichern?
Der Einsatzbetrieb darf Informationen verarbeiten, die für die Durchführung und Steuerung der Tätigkeit erforderlich sind. Dazu können beispielsweise Anwesenheit, Schichtzuordnung, Arbeitsergebnisse oder sicherheitsrelevante Vorfälle gehören.
Eine dauerhafte oder umfassende Überwachung ist dadurch aber nicht automatisch gerechtfertigt. Für Videoüberwachung, detaillierte Leistungsprofile oder technische Überwachung gelten zusätzliche Anforderungen.
Wer ist für die Daten verantwortlich?
Personaldienstleister und Kunde haben jeweils eigene datenschutzrechtliche Verantwortlichkeiten. Der Verleiher verarbeitet Daten als Arbeitgeber. Der Entleiher verarbeitet Daten, soweit dies für den konkreten Einsatz und seine betrieblichen Pflichten erforderlich ist.
Deshalb sollten beide Unternehmen klar festlegen, welche Daten zu welchem Zweck übermittelt werden und wie lange sie benötigt werden.
Wie lange darf der Kunde Daten speichern?
Personenbezogene Daten dürfen nicht unbegrenzt aufbewahrt werden. Fällt der Verarbeitungszweck weg und besteht keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht mehr, müssen Daten grundsätzlich gelöscht oder anonymisiert werden.
Nach Ende des Einsatzes sollte deshalb geprüft werden, welche Daten noch benötigt werden und welche nicht mehr gespeichert werden dürfen.
Was sollte der Personaldienstleister vor einer Datenübermittlung prüfen?
- Welche konkrete Information benötigt der Kunde?
- Für welchen Zweck wird sie benötigt?
- Gibt es dafür eine Rechtsgrundlage?
- Reicht eine Bestätigung statt der vollständigen Unterlage?
- Enthält das Dokument zusätzliche, nicht benötigte Daten?
- Wie lange soll der Kunde die Information speichern?
Gerade bei Qualifikationsnachweisen lohnt sich diese Prüfung. Häufig genügt der Nachweis einer Berechtigung, ohne weitere private Informationen weiterzugeben.
Datenschutz und Arbeitsschutz müssen zusammenpassen
Datenschutz darf nicht dazu führen, dass notwendige Sicherheitsinformationen fehlen. Gleichzeitig rechtfertigt Arbeitsschutz keine unbegrenzte Weitergabe medizinischer oder persönlicher Daten.
Welche Pflichten Kunde und Personaldienstleister beim Arbeitsschutz haben, erklären wir im Beitrag Arbeitsunfall und Arbeitsschutz in der Zeitarbeit.
Fazit
Auch beim Kunden gilt für Leiharbeitnehmer Beschäftigtendatenschutz. Der Einsatzbetrieb darf diejenigen personenbezogenen Daten verarbeiten, die für den Einsatz, betriebliche Abläufe oder gesetzliche Pflichten erforderlich sind. Eine vollständige Personalakte oder unnötige Gesundheits- und Ausweisdaten gehören dagegen nicht automatisch dazu.
Für Personaldienstleister und Kunden gilt deshalb: so viele Daten wie nötig, aber so wenige wie möglich.
