Beim Ausscheiden eines Mitarbeiters fehlen plötzlich Firmenlaptop, Schlüssel, Werkzeug, Diensthandy oder Unterlagen. In der Praxis wird dann häufig sofort über den letzten Lohn „verrechnet“. Genau das ist rechtlich riskant. Arbeitgeber sollten Herausgabe, Schadensersatz und Lohnabrechnung sauber voneinander trennen.
Rückgabeanspruch: Eigentum bleibt Eigentum
Stehen Arbeitsmittel im Eigentum des Arbeitgebers, kann dieser nach § 985 BGB grundsätzlich die Herausgabe vom Besitzer verlangen, sofern kein Recht zum Besitz entgegensteht. Zusätzlich folgt aus dem Arbeitsverhältnis regelmäßig die Pflicht, überlassene Sachen nach Ende des Nutzungszwecks beziehungsweise spätestens bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses zurückzugeben.
Der beste Schutz beginnt nicht erst am letzten Arbeitstag: Arbeitgeber sollten Ausgabe und Rücknahme von Geräten, Schlüsseln, Karten, Werkzeugen und Unterlagen mit Inventarnummer, Zustand und Datum dokumentieren.
Verlust bedeutet nicht automatisch volle Haftung
Ist ein Arbeitsmittel verschwunden oder beschädigt, muss der Arbeitgeber für einen Schadensersatzanspruch darlegen und beweisen, dass der Arbeitnehmer eine arbeitsvertragliche Pflicht verletzt hat und die Pflichtverletzung zu vertreten hat. § 619a BGB weist diese Darlegungs- und Beweislast ausdrücklich dem Arbeitgeber zu.
Bei betrieblich veranlassten Tätigkeiten greifen außerdem die Grundsätze des innerbetrieblichen Schadensausgleichs. Die BAG-Rechtsprechung differenziert nach dem Verschuldensgrad: Bei leichter Fahrlässigkeit trägt der Arbeitnehmer den Schaden regelmäßig nicht, bei mittlerer Fahrlässigkeit kommt eine quotale Verteilung in Betracht, bei grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz kann die Haftung deutlich weiter reichen. Auch Schadenshöhe, Versicherbarkeit, Gefahrgeneigtheit der Arbeit und persönliche Belastbarkeit können im Einzelfall eine Rolle spielen.
Nicht einfach den letzten Lohn einbehalten
Selbst wenn ein Schadensersatzanspruch besteht, darf der Arbeitgeber nicht automatisch den gesamten offenen Nettolohn einbehalten. § 394 BGB verbietet eine Aufrechnung, soweit die Gegenforderung des Arbeitnehmers unpfändbar ist. Zusätzlich muss die Schadensersatzforderung überhaupt fällig, bezifferbar und rechtlich durchsetzbar sein.
Praktisch besser: Arbeitsmittel zunächst schriftlich mit Frist zurückfordern, Zustand bei Rückgabe dokumentieren und einen etwaigen Schaden separat berechnen. Erst danach wird geprüft, ob und in welchem Umfang eine Aufrechnung zulässig ist.
Offboarding-Prozess für Arbeitgeber
- Inventarliste je Mitarbeiter führen.
- Bei Kündigung sofort Rückgabetermin und Rückgabeort mitteilen.
- Laptop, Handy, Schlüssel, Zugangskarten, Werkzeuge und Unterlagen einzeln abhaken.
- Gerätezustand fotografisch oder schriftlich dokumentieren.
- Bei Verlust Sachverhalt und Verschuldensgrad ermitteln.
- IT-Zugänge unabhängig von der physischen Rückgabe rechtzeitig sperren.
- Schadensersatz und Lohnabrechnung getrennt prüfen.
Gerade bei digitalen Geräten gehört außerdem eine datenschutz- und IT-seitige Offboarding-Routine dazu: Zugänge sperren, Tokens zurücksetzen und Firmeninformationen sichern, ohne unzulässig private Daten auszuwerten.
Primärquellen: § 985 BGB, § 619a BGB, § 394 BGB und BAG 8 AZR 116/14.
Vertiefend: Arbeitnehmerhaftung und Schadensersatz.
